Dokumentation - Integriertes Management System IMS
Die Erfüllung behördlicher Auflagen ("gerichtsfeste Organisation") und von Qualitätsstandards (z. B. ISO 9000) machen eine angemessene Dokumentation der Organisation und der Prozesse einer Firma erforderlich. Anstelle von Einzelsystemen hat es sich bewährt (und ist in einigen Branchen wie der Automobilbranche weitgehend durchgesetzt), ein Integriertes Management System (IMS) zu installieren, in dem die Kernprozesse (zur Erfüllung des Unternehmenszwecks), die erforderlichen Unterstützungsprozesse (intern oder extern vergeben) und die Führungsprozesse zusammengefaßt werden.
Das System berücksichtigt dabei unterschiedliche Perspektiven, wie Arbeitssicherheit, Anlagensicherheit, Prozeßsicherheit, Umweltschutz, Qualität, rechtliche Verantwortung (Delegation, Bereitstellung erforderlicher Mittel), etc.
Die Dokumentation wird kaskadenförmig aufgebaut und reicht von Übersichtsdarstellungen über die Ablauforganisation, Prozessabbildungen in Swimlane-Form, d.h. mit Zuständigkeiten, bis hin zu Prozeßdokumentationen einschließlich entsprechender Kennzahlen. Parallel sind Darstellungen der Aufbauorganisation erforderlich, einschließlich der Dokumentation (externe und interner) Weisungs- und Vertretungsberechtigungen.
Die Dokumente sind "gelenkte Dokumente", d.h. sie unterliegen einem Freigabeprozess (erstellen - prüfen - freigeben) und der Versionierung. Es bieten sich daher Software-Lösungen an, die diese Schritte beherrschen, z. B. MSSharepoint.
Das System verlangt in einem (in der Regel jährlichen) Rhythmus den Review des Systems, der enthaltenen Komponenten und deren Kennzahlen. Bei Abweichungen sind Korrekturmaßnahmen zu veranlassen und nachzuverfolgen (siehe z. B. Action Log). Ferner sind interne Audits durchzuführen, die stichprobenartig bis in die Tiefe die Umsetzung und das Verständnis aller Prozeßbeteiligten sicherstellen sollen.
Externe Audits im Sinne von ISO 9000, 14000, etc, aber auch Kundenaudits bauen in der Regel auf dem IMS auf und prüfen für den jeweiligen Zweck kritische Bereiche tiefer.