Knowledge Management
"If we knew, what we know" - der Seufzer eines Managers zeigt das Dilemma in einer Welt, in der Wissen exponentiell wächst. Erfassung dieses Wissens, es verfügbar zu machen, ist eine wesentliche Aufgabe, gerade in wissensintensiven Industrien.
Der Begriff Knowledge Management erinnert vielleicht zu sehr an die erste Begeisterung in den Achtziger Jahren, als man glaubte, mit zunehmender Computertechnik die Erfassung und Bereitstellung des Unternehmenswissens unproblematisch umsetzen zu können. Heute weiß man, daß dies einen wesentlichen Aspekt zu wenig berücksichtigt hat: die "Soft Factors", die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich auf diese Lösungen einzulassen. Denn Wissen bestimmt den Status in der Firma, gibt Sicherheit in kritischen Situationen - und nicht jeder Mitarbeiter ist ein Teamplayer.
Hat man hier einen Weg gefunden (siehe auch Management of Change), gibt es erprobte Hilfsmittel, die die Kodifizierung des Wissens und dessen Wiederauffindbarkeit erleichtern. Der Aufwand hält sich dabei durchaus in Grenzen, so daß auch KMUs sich dieser Werkzeuge bedienen können.
Unstrukturierte Zusammenarbeit und Dokumentation
Diese Form, Wissen von vielen zusammenzutragen, nutzen wir fast täglich: Wikipedia mit seinen fast 5 Mio. Seiten allein im deutschsprachigen Teil und über 2 Mio beitragenden Benutzern. Die Form des Wiki läßt sich auch nutzen, um allen Mitarbeitern oder einem ausgewählten Teil (z. B. eine Forschungsgruppe) die Möglichkeit zu geben, ihr Wissen beizusteuern. Je nach System kann dies mit einem Freigabe-Workflow verbunden sein, es besteht die Möglichkeit einer manuellen oder automatisierten Verschlagwortung. Und da die Nutzung den meisten bekannt ist, ist eine Einarbeitung relativ unproblematisch. Eine Benutzer- und Rechteverwaltung ist in den Systemen in der Regel integriert. Die Einrichtung in einem firmeneigenen Netzwerk sollte in der Regel kein Problem darstellen.
Strukturierte Datenerfassung
Die strukturierte Datenerfassung im weiteren Sinne über Formulare, mit einem vorgegebenen Stichwort-Thesaurus, hat gegenüber der strukturfreien Variante den Vorteil leichterer Recherchierbarkeit, größerer Einheitlichkeit - macht aber auch in der täglichen Umsetzung mehr Arbeit, da kodiert werden muß.
Beispiele sind Unfallaufarbeitungen, Ausfallanalysen, auch strukturierte Update-Reports zu Projekten, Projekt-Charters, etc.
Groupware Lösungen
wie MSSharepoint sind schwieriger zu bedienen und zu implementieren. Zu dieser Rubrik gehören auch gemeinsam verwaltete Ordner z. B. mit emails. Voraussetzung für ein schnelles Wiederauffinden der Informationen sind effiziente Indizierungs- und Suchfunktionen. Die Strukturierung dieser Daten hängt sehr stark von der jeweiligen Konfiguration ab.
Gelbe Seiten - Internal Social Networks
Am einfachsten lassen sich die Probleme des Knowledge Management durch "Gelbe Seiten" umgehen: die Suche nach dem richtigen Experten wird dadurch erleichtert, die Kommunikation wird auf die menschliche Ebene verlagert. Gelbe Seiten kann man im Firmen-Intranet anlegen, man kann sie in Zusatzfeldern der Outlook/Exchange-Einrichtung platzieren (KnowHow-Felder), schließlich gibt es auch kommerzielle wie Open Source Lösungen für firmeninterne Social Networks, wo derartige Informationen in den persönlichen Profilen vom jeweiligen Mitarbeiter eingegeben werden können. Einschränkungen ergeben sich ggf. im Bereich Datenschutz - einer persönlichen Profilpflege ist daher der Vorzug zu geben.